نشریات داخلی، میتواند نقش موثری را در ایجاد ارتباط متقابل و متعادل بین بخش‌های مختلف یک سازمان ایفا نمایند و فرصت مناسبی را برای تشریح و تبیین اهداف سازمانی و جلب مشارکت پرسنل، برای اداره سازمان فراهم آوردند.
در حال حاضر نشریات درون سازمانی به عنوان یک رسانه در اغلب سازمان‌ها منتشر می‌شوند. این نشریات در قالب‌های «نشریه داخلی»، «بولتن»، «خبرنامه»، «پیک» و … و در شکل و شمایل‌های متفاوتی به چاپ می‌رسند.
هدف نشریه داخلیروشن کردن افکار عمومی در سازمان و آگاهی داده به اعضاء در خصوص اتفاقات و اخباری که در آن روی میدهد و سهیم کردن آنان در سرنوشت خودشان از طریق تبادل افکار و آراء در شکل یک سند مکتوب میتواند هدف و کارکرد اصلی «نشریات داخلی» باشد. همچنین پرکردن اوقات فراغت کارکنان و خانواده آنان و پاسخ‌گویی به پرسش‌های کارکنان میتواند از دیگر اهداف انتشار یک خبرنامه باشد.
در یک وضعیت مطلوب و به شرطی که کارکردهای اصلی و رسالت واقعی این گونه نشریات به درستی شناخته و به کار گرفته شوند، فرصت مناسبی برای بیان اهداف یک سازمان و همگرایی فکری، ذهنی و علمی میان مدیریت و دیگر بخش‌های آن سازمان خواهد بود.
تعریف نشریه داخلینشریه داخلی یا خبرنامه، سند مکتوبی است که در سازمان‌های دولتی یا غیردولتی در زمینه‌های اخبار سازمان، مسایل آموزشی، فنی و تخصصی، فرهنگی و سیاسی و نظایر آن (مرتبط با سیاست‌ها و وظایف قانونی و در محدوده فعالیت‌های سازمان) منتشر و به منظور اطلاع‌رسانی، ایجاد ارتباط و همگرایی فکری و عملی بین مسئولان سازمان و کارکنان و جلب نظر و همکاری طرفین بین اعضای سازمان توزیع میشود.
محتوای نشریه داخلیبا توجه به اهداف و ماموریت‌های یک سازمان نشریه داخلی از بخش‌های مختلفی تشکیل میشود که بخش‌های ذیل معمولاً میتوانند به عنوان بخش‌های اصلی مورد توجه قرار گیرند.
- سرمقاله (بیان خط و مشی‌های خبرنامه، مناسبت‌ها، پیام‌های اداری و …)
- مقالات (آموزشی، تخصصی، فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و …)
- گزارش (اداری، آموزشی، اختصاصی، فرهنگی، اجتماعی و …)
- تریبون آزاد (ستون ویژه کارکنان و خوانندگان در قالب‌های مصاحبه، مقاله، نقد، پیشنهاد، خاطره و …)
- اخبار (پیشرفت‌های سازمان، اتفاقات جدید، اخبار انتصاب‌ها و …
- مسابقه و سرگرمی (جدول، مسابقات، طنز، کاریکاتور و …)
- تازه‌ها (در زمینه‌های علمی، فنی، آموزشی، فرهنگی و …)
علاوه بر موارد یاد شده برای غنای نشریه و افزایش جذابیت آن با توجه به ماموریت‌ها و اهداف اصلی هر سازمان میتوان عناوین مرتبط دیگری چون: بهداشت، جامعه، ورزشی و … را به مطالب نشریه اضافه کرد.
مدیریت نشریه داخلیچاپ و دوام انتشار یک نشریه داخلی، نیازمند مدیریت، سازماندهی و طراحی بر اساس اصول حرفهای مربوط به آن میباشد.وجود یک مدیر مسئول و بخش‌های تحریریه، ویرایش، حروف چینی، صفحه بندی، طراخی و عکاسی، نظارت بر چاپ و توزیع برای تولید یک نشریه داخلی ضروری میباشد.همچنین با توجه به بخش‌های فوق یک ترکیب نیروی انسانی شامل: خبرنگار، گزارشگر، عکاس، طراح، صفحه بند، ناظر چاپ، ویراستار و متصدی توزیع برای اداره نشریه مورد نیاز است و برای سامان دهی امور اجرایی و محتوایی نشریه نیاز به یک سردبیر و مدیر اجرایی نیز میباشد.
با توجه به موارد فوق ساختار تشکیلاتی یک نشریه داخلی میتواند به شرح زیر باشد.
انتشار نشریه داخلیبرابر «ماده 15 آیین نامه قانون مطبوعات مصوب سال 1364» قبل از انتشار نشریه و با مراجعه به اداره کل مطبوعات داخلی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و طی مراحل قانونی و اداری باید مجوز انتشار نشریه را دریافت کرد.
بر اساس این ماده قانونی، ضوابط مربوط به صدور مجوز برای نشریه داخلی به شرح زیر است:
1. درخواست انتشار نشریه و معرفی مدیر مسئول پیشنهادی از سوی بالاترین مقام مسئول سازمان؛
2. مطالب و اخبار به طور عمده بایستی درباره اهداف و شرح وظایف مرکز درخواست کننده و فقط برای استفاده کارکنان باشد.
3. دارای چاپ ساده و حداکثر دو رنگ برای جلد باشد.
4. تعداد صفحات نباید از 48 صفحه تجاوز کند.
5. رایگان باشد.
همچنین در تبصره 2 این ماده قانونی تصریح شده است، صدور مجوز انتشار نشریات دولتی با رعایت سایر قوانین مربوط خواهد بود. پس از کسب مجوز انتشار نشریه توجه به موارد زیر ضروری و راهگشا خواهد بود.
- تعیین هدف یا اهداف نشریه
- تعریف و تعیین مخاطبان نشریه
- تعیین کیفیت مورد نظر برای نشریه در خصوص (قطع، چاپ، نوع کاغذ و …)
- انتخاب نام و نشانه نشریه
- تعیین مسئولان و اعضای هیئت تحریریه
- زمان انتشار و نحوه توزیع نشریه و …
همچنین اصول و قواعد زیر در تنظیم مطالب خبرنامه باید مورد توجه قرار گیرد.
- رعایت اصل ساده و کوتاه نویسی مطالب
- پرهیز از طرح اطلاعات کلی و یا بسیار جزئی و کاربرد جملات به صورت کامل
- پرهیز از ارائه اطلاعات و آمارهای مبهم و بیان مطالب به صورت قابل فهم برای عموم مخاطبان
- عدم کاربرد اصطلاحات تخصصی و کلمات و عبارات پیچیده
- رعایت اصول خبرنویسی (تنظیم خبر، توجه به عناصر و ارزش‌های
خبری، تیتر، سوتیتر و …)
- بیان موضوعات مطالب از ساده به پیچیده
- استفاده از جذابیت‌های بصری و طراحی مناسب و گیرا به خصوص در روی جلد نشریه
توزیع نشریه داخلینشریه پس از چاپ و در اولین فرصت مناسب باید توزیع شود.از آن جایی که این گونه نشریات دارای محدودیت زمانی و حاوی اخبار و اطلاعات نو و تازه هستند در صورت تاخیر تازگی و جذابیت خود را از دست خواهند داد.
روش‌های توزیع- ارسال نشریه به منازل کارکنان از طریق پست
- در صورت امکان ارسال الکترونیکی نشریه به آدرس‌های پست الکترونیک همکاران
- ارسال نشریه به وسیله نامه رسان‌های سازمان برای کارکنان
- توزیع نشریه از طریق قرار دادن نشریه در محل قابل دسترس کارکنان مانند ایستگاه‌های مطالعه و …
- توزیع نشریه در پایان کار روزانه و هنگام ترک سازمان
- ارسال نشریه از طریق سیستم اداری و دبیرخانه سازمان در محل کار افراد
منبع
